Il volantino va in stampa giovedì: come smettere di rincorrere i file in ritardo

Il martedì prima della stampa

Michele coordina il volantino settimanale di una catena di supermercati. Ventiquattro pagine, 60 moduli brand, stampa giovedì alle 10:00. Martedì mattina apre il suo foglio di controllo: 14 moduli non hanno il file.

Non sa chi li stia producendo. Alcuni brand usano agenzie, altri fanno in casa, uno usa un freelance di cui non ha mai sentito il nome. Scrive a ogni referente. Tre sono in ferie. Uno risponde che «l'agenzia l'ha mandato la settimana scorsa». Non è nella sua posta né nella cartella condivisa.

Mercoledì sera mancano ancora quattro file. Due pagine escono con annunci interni. I brand hanno pagato lo spazio, il retailer perde credibilità e la trattativa del trimestre successivo parte con il piede sbagliato.

Il problema per l'azienda

Il retailer vende lo spazio ma non vede la filiera produttiva che ci sta dietro. I file arrivano via email, link di trasferimento e drive condivisi, da persone che il retailer non ha mai incontrato. Ogni settimana il team media fa gratis il project management delle agenzie, e scopre comunque i problemi troppo tardi.

Una creatività in ritardo o mancante spreca direttamente spazio già venduto: lo spreco più caro del retail media.

Come mostra RMM ai retailer cosa manca, in tempo?

• Tutti i brief sui tuoi spazi, in un solo elenco. Vedi ogni brief sui tuoi touchpoint: chi lo produce, la scadenza e lo stato.
• «Mancanti, in uscita entro 7 giorni». Un numero in dashboard che mostra gli spazi in uscita questa settimana senza file consegnato, in tempo per intervenire.
• Una cartella di consegna per ogni brief. Le agenzie caricano lì e tu scarichi da lì. Nessun link di trasferimento che scade.
• Approva o chiedi correzioni sul posto. Il tuo commento arriva direttamente a chi realizza, e la scadenza resta visibile a tutti.
• Il referente riceve i file. Ogni touchpoint indica chi nel tuo team riceve la consegna, così niente finisce nella casella sbagliata.