Wie bewältigt eine Agentur 40 Handelsadaptionen in einer Woche?

Die Schulanfangswoche

Ende August erhält Pauls Agentur das Schulanfangs-Briefing einer Schreibwarenmarke: ein Key Visual, 40 Formate bei acht Händlern. Prospekte, Regalstreifen, digitale Bildschirme, zwei E-Pharma-Banner. Ein Abgabetermin: der Freitag darauf.

Bis Mittwoch hat das Team 22 Dateien geliefert. Sieben kommen mit Kommentaren zurück, von drei verschiedenen Personen bei der Marke. Zwei Händler ändern mitten in der Woche ihr Bildschirmformat. Der Projektleiter führt eine Tabelle, was fertig, was freigegeben und was offen ist. Niemand sonst sieht sie.

Am Freitag fragt die Marke, warum die Rewe-Dateien nicht fertig sind. Sie standen nie auf der Liste. Im Briefing hieß es „alle Händler“, und Rewe war am Dienstag in einer Folgemail dazugekommen.

Das Problem fürs Geschäft

Bei Massenadaptionen gewinnt oder verliert eine Agentur ihr Jahr. Ein Umfang, der stückweise kommt, lässt sich weder kalkulieren noch planen noch verteidigen. Kommen Freigaben und Änderungen E-Mail für E-Mail, wird die Tabelle der Agentur zur einzigen verlässlichen Quelle – und hinkt immer einen Schritt hinterher.

Rutscht der Termin, wirkt die Agentur verspätet, auch wenn sich in Wahrheit der Umfang verschoben hat.

Wie führt RMM eine Massenadaption als einen Auftrag?

• Ein Auftrag, alle Touchpoints gelistet. Das Briefing fächert sich in eine Zeile pro Key Visual × Touchpoint auf. Sie sehen genau 40, jeweils mit Spezifikation und Händler – und was später dazukommt, erscheint als neue Zeile.
• Gemeinsame Dateien einmal liefern. Teilen sich Touchpoints Key Visual und Packshots, laden Sie das Paket einmal herunter und liefern einmal für den ganzen Auftrag.
• Freigaben an einem Ort. Jede Datei wird in ihrem Lieferordner freigegeben oder mit schriftlichem Kommentar zurückgeschickt – ohne Neben-E-Mails.
• Ein Termin, offen verhandelt. Schlagen Sie einen neuen Termin für den ganzen Auftrag vor; die Marke nimmt an oder lehnt ab, und der Verlauf bleibt am Briefing.
• Ihre eigenen Kennzahlen. Erstfreigabequote, Korrekturquote und überfällige Aufträge – so können Sie Kunden Fakten zeigen.